Klubbmöte 2016-04-14

Protokoll Medlemsmöte 2016-04-14

Plats Hortlax Skola Aulan
Tid 18.30
Närvarande  41 st

1. Mötets Öppnande
Ordf Ulf W hälsar alla välkomna och berättar att kvällens möte syftar till att komma till ett beslut om föreningen ska drivas i Piteå segelsällskaps regi eller som separat hamnförening.

2. Bondöhamn – Ny hamnförening
Ulf gick igenom presentation, enligt nedan, som visar hur området är tänkt att utnyttjas. Han berättar också hur arrendavtalet är tänkt se ut, vilket område vi är tänkt att få disponera.

Förslag på arrendeavtal
• Avtalsperiod enligt Renöhamn (25 år)
• Arrendeavgift enligt Renöhamn1(ca. 15.000 Kr/år)
• Område innefattar båtupplag samt småbåtshamn, exklgrönområde med gångväg närmast kanalen
• Föreningen står för alla driftskostnader såsom el, vatten, renhållning2, vägförening3
• Föreningen står för all drift/skötsel/underhåll för spolplatta, toatömning4, båtuppdrag, mastkran
• Krav på gästplatser58 stycken
• Föreningen får arrendera ut mark för båthus6till vänster om infarten till området
• Föreningen får arrendera ut mark för sjöbodar6närmast kanalen/grönområdet. För att avgränsa båtupplaget.
• Föreningen kan ha ett fåtal ställplatserför husbilar7/husvagnar mot kanalen. För att avgränsa båtupplaget.
• Kommunen8reserverar plats inom arrendeområdet för mindre servicehus med WC, dusch, pentry för gäster.
Båtupplaget på Haraholmen
• David Sundström får i uppdrag att skriva avtal med PiteHamn om att upplaget får vara kvar tills vidare.
• Det innebär att båtägarna kan nyttja upplaget men måste själv9ordna för plats för upptag och iläggning

 
Kommunala investeringar Bondön - Genomförs 2016

• 3 stlandanslutning1bryggor i småbåtshamnen (betongfundament för att fästa flytbryggor)
• Flytta PSS mastkran2inkl. fundament från Haraholmentill Bondön.
• Sommarvatten enligt ritning
• Elcentralför bryggor, turbåt samt servicehus, inkl. anslutningsavgift el3

KPF äskar medel till VEP 2017 enligt följande
• Servicebyggnad3för gästande båtar. (WC, dusch, tvätt, pentry)
• Fast brygga i hamnbassängen för arbetsbåtar och gästande större båtar ca 30 m
• Avloppsdragning fram till brygga turbåt, avloppstömning småbåtar samt framtida servicehus och toatömningsstation för småbåtar och turbåtar
• Kompletterande belysning på piren och kanalkanten.

Hamnföreningens investeringar
• Båtplatser (bryggor och Y-bommar) för antalet föranmälda medlemmar
• Preliminär förfrågan har gått ut till alla som har plats på Haraholmenoch dessa får förtur
• Andra intresserade har anmält sig till kölista hos KPF
• Hamnförening skall annonsera om att det släpps båtplatser
• 8 gästplatser
• Renovering/Ombyggnation av mastkran, fundament och flytt
• Ev. stöttor för båtupplag

Not: Renö hamnförening betalade 460.000 för hamnutrustningen

Båtplatser & båtupplag
Budgetofferter pekar på att investeringskostnaden per plats är ca.
• 14500 Kr inklmoms för 2,75 m och 5 m Y-bom
• 18600 Kr inklmoms för 3,75 m och 6/8 m Y-bom
• Marina el/vatten –stolpar ca. 10000 Kr/styck + montage
• Stöttor kostar ca. 2000-2500 Kr/styck
• Ny mastkran 15m ca. 185000 fast + 45000 för vickbar
• Direktfinansiering & lån
• Avskrivningar och räntekostnader

Övriga kostnader
• Årsarrende Piteå Kommun (Renö hamnförening 30.000)
• Avgift vägförening (Renö hamnförening 30.000)
• Medlemsavgift Svenska Båtunionen (Renö hamnförening 10.000)
• El (Renö hamnförening 10.000)
• Renhållning
• Försäkringar
• Rep. och underhåll
• Hemsida
• Div förbrukningsmaterial
• Amorteringar och räntor
• Arvode till styrelsen
• Etc.

Intäkter
• Medlemsavgift
• Båtplatsavgift
• Båtupplags/Båthus –avgift
• Sjöbodsavgift
• Avgift gästplatser och husvagnar/husbilar
• Båtplatsköp (egentligen ingen intäkt, då det återbetalas vid återlämnande av båtplats. Kan betraktas som väldigt långsiktigt lån utan ränta) Kan dock hanteras som intäkt/utgift bokföringsmässigt

Att fixa innan bildandet av hamnförening
• En god uppfattning av totalkostnader per båtplats och per båtupplagsplats/båthus
• En rimlig uppfattning av antalet intresserade medlemmar
• 83 föranmälda & 16 båthusplatser
• Ett tydligt arrendeavtal med Piteå Kommun, över lång tid
• Detaljplan för båtupplagsområde och båthamn
• Stadgar för föreningen
• Tydliga avtal för båtplatser och båtupplag
• Övrigt regelverk för medlemmar/nyttjanderättsinnehavare
• Styrelse för föreningen

Nödvändiga underlag inför möte om att stifta förening
• Arrendeavtal
• Detaljplan och ritningar för båtupplagsområde och båthamn
• Offerter på bryggor och installation
• Offert på stöttor
• Offert på mastkran, inkl. fundament och installation
• God uppfattning om driftkostnader och underhållskostnader
• Intresseanmälningar från potentiella medlemmar
• Budget utifrån beräknade kostnader och intäkter

Att besluta vid bildandet av hamnförening
• Lägga fast stadgar, avtalsskrivningar och övrigt regelverk, samt organisation och ersättning till nyckelpersoner i styrelsen
• Lägga fast regelverk för anslutningsavgift resp. årliga avgifter för båtplats resp. båtupplag, samt gästplatser och ”husbils”-platser.
• Diskutera budget och lägga fast avgifter för säsongen 2016 och 2017
• Välja styrelse för hamnföreningen
• Välja ansvariga i kommittéer
• Beslut om att bilda hamnförening
• Beslut om investeringar

Att fixa snabbt efter bildandet av hamnförening
 Båtunionen
• Medlemskap
• Administrativa system
Hemsida
• Jmf USS
Banken
• Firmatecknare
• Bankkonto
• Swish
• Banklån
Upphandling av investeringar
• Bryggor
• Stöttor
• Mastkran och fundament
• Servicebyggnad

 

 SWOT-analys för PSS som juridisk hemvist
Styrkor (Strength)
Det finns erfarenhet av att driva en förening
Det finns en kommitté som är van att hantera ett båtupplagsområde
Svagheter (Weakness)
För ”demokratins skull” så måste vi öppna upp för andra krafter i styrelsen
Frågan är om det ligger i ett segelsällskaps intresse att bedriva hamnförening eller om vi skall fokusera på seglingsaktiviteter och för den delen de sociala delarna med seglingen.
Möjligheter (Opportunities)
En möjlighet att stärka PSSskassa, men då måste vi samtidigt se till första punkten under ”Hot”.
Vi kan få en tydlig ”segelbåtsprägel” på Bondöhamn
Hot (Threats)
Att det finns en risk att styrelsen får en majoritet med intressenter som inte är med i PSSs men därmed får beslutsrätt över PSSs tillgångar, ex. Jävre-Sandholmen och båtar.
Går ev. att reglera i avtal genom att göra hamnföreningen som en verksamhetsenhet under PSS med egen styrgrupp och eget ekonomiskt ansvar.

3. Övriga frågor ang hamnförening.
Efter genomgång var ordet fritt att komma med synpunkter.
- Är detta tillräckligt för att kunna ta beslut om att bilda en hamnförening? undrar Bruno L
- Ulf visar en analys som gjorts som visar styrkor, svagheter, möjligheter, hot
- Fråga hur föreningen ska ställa sig till medlemmar som är intresserade av segling och seglingsverksamheter då hamnen kanske kommer ta all kraft?.
Sammanfattningsvis har vi inte det folk som krävs utan vi måste få fler folk än seglare, menar Peter L
- Frågor och diskussioner om hur ekonomin ska skötas.
- Pss Stadgar stödjer inte ett snabbt bildandet av en hamnförening, menar Bosse S
- 3 alternativ, hamnförening i Pss regi, separat hamnförening, kommersiell hamnägare.
- Att hamnen är attraktiv lockar folk dit och det innebär intäkter, är en synpunkt från en mötesdeltagare
- Frågan gäller om hamnen ska drivas av Pss eller Hamnförening, menar flertalet
- Inte lätt få tag på folk som ta uppdrag i en hamnförening menar en del
- Går det separera markområde och båthamn, är en fråga? – Svårt eftersom arrendeavtalet säger att allt ingår berättar Ulf
- Bilda hamnförening tycker många, interrimstyrelsen får se till att seglingsinvesteringar görs så det blir klart.
- Förslag att ta beslut att bilda hamnförening eller ej, återkommande åsikt.
- Hur ska interrimsstyrelsen se ut, vilka ska ingå och vad ska den göra?

4. Beslut om föreningen ska vara en fristående hamnförening eller en del av Piteå Segelsällskap
Mötet röstar för att det ska vara en fristående hamnförening.

5. Ny medlem
Lennart Grahn – Mötet väljer in honom

6.  Lån för Uppstartskostnader från Pss till Bondöns Hamnförening
Mötet beslutar att Pss lånar ut medel för uppstartskostnader till Bondöns Hamnförening som ska betalas tillbaka så fort hamnföreningen fått in likvida medel.

7. Mötet avslutades
separat öppet möte om hamnföreningsbildande fortsätter.

Ulf Westerberg
Ordförande

Lars Nyström
Sekreterare